Protection des renseignements personnels
Ruel et Associé CPA inc. reconnaît l’importance de la protection des renseignements personnels et se préoccupe de la façon dont ces renseignements sont traités.
Nous nous engageons donc à ne recueillir, utiliser, communiquer et conserver que les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de nos activités et dans le cadre de nos affaires.
Nous avons adopté une politique sur la protection des renseignements personnels, l’appliquons dans le cours de nos affaires, et avons désigné, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (la « LPRPSP ») une personne responsable de la protection des renseignements personnels et de la vie privée au sein de notre entreprise. L’identité et les coordonnées de cette personne sont mentionnées à la fin de la présente section.
Quand et comment s’effectue la collecte des renseignements personnels?
Dans le cours normal de nos activités et dans le cadre de nos affaires et de la prestation de services, nous collectons certains renseignements personnels nécessaires à ces fins ou à toute autre fin compatible si les critères de la LPRPSP et des autres lois et règlements applicables en matière de protection des renseignements personnels sont rencontrés (collectivement désignés, la « Loi »). Des renseignements personnels peuvent également être collectés dans un contexte d’emploi, de connaissance de notre clientèle, de recouvrement, de consultation et de relations d’affaires.
Les renseignements personnels collectés peuvent notamment être relatifs à l’identité, aux coordonnées, à la santé, à la situation sociale ou familiale, à l’emploi, au recrutement, à l’information financière, à la formation ou à l’éducation des individus concernés, selon la nature de la relation entre ces derniers notre cabinet. Des pièces d’identité comprenant des renseignements personnels pourraient également être collectées. Le critère de nécessité guide la collecte de renseignements personnels que nous effectuons.
Nous veillons à ce que les personnes concernées par ces renseignements personnels collectés consentent et soient avisés de cette collecte, avant celle-ci. Nous faisons également preuve de transparence et prenons les moyens pour que les personnes concernées par les renseignements personnels collectés comprennent les fins de cette collecte.
Sauf en cas d’exception prévue à la Loi, les consentements sont libres, clairs, précis, manifestes, éclairés et présentés distinctivement s’ils sont donnés par écrit. Si des renseignements sensibles sont recueillis, les personnes concernées donnent un consentement exprès au préalable.
Dans les cas où les renseignements personnels collectés par notre cabinet nous sont communiqués par un tiers, soit une personne autre que celle concernée par ces renseignements, la personne qui procède à la communication doit s’assurer d’avoir obtenu le consentement de la personne concernée et de l’avoir avisée de cette communication, au préalable.
À quelles fins sont utilisés les renseignements personnels?
Les renseignements personnels que nous recueillions servent dans le cadre de la fourniture de nos services et, dans certains cas, pour répondre à des obligations juridiques qui découlent notamment de la Loi. Les renseignements personnels qui sont recueillis peuvent être également requis afin de nous permettre de rencontrer nos obligations contractuelles envers notre clientèle et d’autres tiers.
Dans quels cas pouvons-nous communiquer les renseignements personnels?
Il peut arriver que nous communiquions des renseignements personnels que nous détenons à des tiers, notamment à des entreprises qui agissent en sous-traitance pour nous ou à titre de fournisseur de services.
Les contrats que nous concluons avec des tiers exigent d’eux qu’ils préservent la confidentialité des renseignements personnels et prévoient, notamment, l’obligation de ceux-ci à respecter le cadre juridique applicable à notre cabinet en matière de protection des renseignements personnels et de la vie privée.
Sous réserve d’une exception prévue à la Loi, un consentement sera demandé aux personnes concernées par les renseignements personnels si nous devions communiquer à des tiers des renseignements personnels qui ne sont pas en lien avec nos opérations courantes et nos activités ou qui ne sont pas compatibles avec les fins pour lesquelles ils ont été recueillis.
Il est également possible que nous communiquions certains renseignements personnels que nous détenons dans le cadre d’une transaction commerciale ou dans d’autres cas prévus à la Loi. Advenant que les circonstances de la communication fassent en sorte que notre cabinet n’ait pas à demander le consentement des personnes concernées par les renseignements personnels, nous respecterons les exigences de la Loi pour procéder à telle communication.
Également, nous pouvons être tenues de communiquer certains renseignements personnels que nous détenons à des autorités gouvernementales ou des organismes chargés d’appliquer des lois.
Quelles sont les mesures de sécurité que nous prenons à l’égard des renseignements personnels que nous détenons?
Nous mettons en œuvre des politiques et des pratiques encadrant la gouvernance de notre entreprise et la protection des renseignements personnels.
Les renseignements personnels que nous détenons sont conservés dans des endroits sécurisés, selon les pratiques généralement reconnues, et l’accès à ces renseignements est limité aux membres de notre équipe qui ont besoin d’y avoir accès dans le cadre de leurs fonctions.
Nos employés sont sensibilisés à l’importance de la protection des renseignements personnels et aux mesures à préconiser pour veiller au respect de la confidentialité de ces renseignements. Dans le cadre de leurs fonctions, les employés suivent des procédures qui protègent la confidentialité des renseignements personnels et qui favorisent les meilleures pratiques en la matière.
Nous veillons à la protection des renseignements personnels dès leur collecte et implantons des mesures de sécurité ayant pour objectif de les protéger contre un usage non conforme à la législation en vigueur, à éviter les pertes accidentelles, les modifications, divulgations ou accès non autorisés, un mauvais usage ou toute forme illégale d’utilisation. Cependant, nous ne pouvons garantir que les renseignements personnels que nous collectons sont assurément protégés contre toute atteinte.
Quelle est la durée de conservation des renseignements personnels?
Sauf autorisation ou exigence des lois applicables, nous ne conservons les renseignements personnels que le temps nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles ils ont été collectés, y compris aux fins de satisfaire aux exigences déontologiques, légales, fiscales, comptables ou en matière d’avis aux instances gouvernementales appropriées. À l’expiration de la période de conservation, les renseignements personnels sont détruits, supprimés ou anonymisés. Les renseignements anonymisés ne permettent plus, de façon irréversible, l’identification de la personne concernée.
En cas d’incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel, notre cabinet suit les dispositions de la Loi en vigueur et prend les mesures raisonnables pour mitiger les risques qu’un préjudice soit causé aux personnes concernées par les renseignements personnels visés par l’incident.
Plainte liée à la confidentialité
La personne qui croit que ses propres renseignements personnels ou que ceux d’une autre personne ont fait l’objet :
- d’un accès non autorisé par la Loi;
- d’une utilisation non autorisée par la Loi;
- d’une communication non autorisée par la Loi;
- d’une perte ou de toute autre atteinte aux protections prévues à la Loi
est invitée à formuler sa plainte par écrit au Responsable de la protection des renseignements personnels identifié ci-après.
La plainte doit comprendre les détails pertinents, à savoir le renseignement personnel visé, le contexte, le préjudice potentiel ou réel subi ou qu’il pourrait subir, ainsi que les dates pertinentes. Les détails de l’incident rapporté doivent être décrits avec autant de précision que possible, pour qu’une intervention puisse être réalisée rapidement.
Tout employé qui serait saisi d’une plainte sait devoir la transmettre, dès sa réception, au Responsable de la protection des renseignements personnels.
Dès la réception d’une plainte, notre cabinet respectera sa Procédure interne de traitement des plaintes, afin de traiter la plainte de façon équitable.
Personne responsable de la protection des renseignements personnels
Pour toutes questions ou commentaires concernant la façon dont nous traitons les renseignements personnels au cours de leur cycle de vie au sein de notre cabinet ou si vous désirez faire valoir vos droits prévus à la Loi en matière de protection des renseignements personnels, vous pouvez communiquer à la personne responsable de la protection des renseignements personnels chez Ruel et associé CPA inc.:
Christian Ruel
Ruel et Associé CPA inc.
4000, boulevard Guillaume-Couture, bureau 150
Lévis (Québec) G6W 1H7
ruel@ruelass.ca